Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Krijg je bezoek van de Belastingdienst, dan moet je meteen je administratie kunnen laten zien. AT Finance legt je uit hoe lang je elke factuur, bon of bankafschrift moet bewaren en we geven je praktische tips voor je boekhouding.
Wat bewaar je in je administratie?
Het is belangrijk om jouw inkoop- en verkoopfacturen, kassabonnen, bankafschriften, loonstroken en contracten in je administratie te bewaren, zodat je de Belastingdienst (en jezelf) een compleet beeld kunt geven van je inkomsten, uitgaven en omzet. Je mag deze bestanden op papier of digitaal bewaren. Tip: bewaar ze in het originele formaat, zoals een scan of pdf, zodat de Belastingdienst ze binnen een redelijke tijd kan checken. In je zakelijke e-mails kunnen ook offertes, orderbevestigingen en e-mailafspraken staan die onderdeel zijn van je boekhouding. Tip: Door per jaar of per maand mappen aan te maken en daar de bestanden in te stoppen, zorg je voor een overzichtelijk geheel.
De standaard bewaartermijn: zeven jaar
Zeven jaar is de standaard bewaartermijn. Facturen uit 2019 mag je dus pas na 2026 vernietigen. Let wel op: die zevenjaartermijn begint op het moment dat de informatie niet meer actueel is. Een voorbeeld: heb je een leasecontract van 48 maanden? Dan begint de zevenjarige bewaartermijn pas nádat dat leasecontract is afgelopen.
De volgende gegevens moet je altijd minimaal zeven jaar bewaren: je grootboek en journaalposten, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopfacturen, bankafschriften en kasadministratie, loonadministratie en belastingaangiften.
Langere bewaartermijn
Voor vastgoed geldt een bewaartermijn van tien jaar. Gegevens over aankoop, verbouwing of verkoop van een bedrijfspand bewaar je dus langer. Dit heeft te maken met de btw-herzieningstermijn.
Doe je zaken binnen de EU, zoals grensoverschrijdende leveringen of diensten? Dan moet je de btw-administratie ook tien jaar bewaren.
Tip: Voor documenten over pensioenen en langlopende leningen of verplichtingen kun je het best ook tien jaar aanhouden. Deze documenten kun je later nog nodig hebben bij geschillen of controles.
Bewaarplicht na bedrijfsbeëindiging
Ook als je met je bedrijf stopt, blijft de bewaartermijn van zeven of tien jaar gewoon gelden.
In sommige gevallen kun je met de Belastingdienst kortere bewaartermijnen afspreken voor niet-basisgegevens. Tip: Zorg wel dat je van deze afspraken schriftelijk bewijs hebt.
Persoonsgegevens en privacy
Voor persoonsgegevens gelden andere regels. Klantgegevens of personeelsinformatie vallen onder de AVG, waardoor je ze alleen mag bewaren met een doel, zoals garantie of facturatie. Wanneer het doel voorbij is, moet je die gegevens verwijderen.
Sollicitatiebrieven bevatten veel persoonsgegevens. Je bewaart ze maximaal vier weken, tenzij de kandidaat akkoord geeft voor een langere periode (maximaal één jaar). Camerabeelden van beveiligingscamera’s mag je meestal vier weken bewaren. Wanneer er zich een incident voordoet, mag je de beelden langer bewaren.
Praktische tips voor je administratie
Hoewel bijna al onze klanten hun administratie bij AT Finance onderbrengen en deze veilig wordt bewaard in Exact online, blijft het belangrijk dat jouw administratie altijd volledig, toegankelijk en controle‑proof is. Ook al worden jouw financiële gegevens in Exact online opgeslagen, is het verstandig dat jij zelf óók back-ups bewaart van belangrijke documenten zoals contracten, huurovereenkomsten, grote investeringsfacturen en overige administratie die je zelf ontvangt of vastlegt.
De Belastingdienst mag onaangekondigd een controle uitvoeren. Dankzij onze gezamenlijke administratie kunnen wij doorgaans alles snel beschikbaar stellen, maar je bent als ondernemer wél verantwoordelijk voor de volledigheid van je administratie. Zorg er daarom voor dat je binnen 24 uur alle gevraagde documenten kunt tonen, digitaal of geprint.
De documenten mag je na zeven of tien jaar vernietigen. Controleer wel of de Belastingdienst nog controles in jouw bedrijf heeft lopen.
Tip: zorg voor een eenvoudig bewaarbeleid. Bundel je nota’s, contracten en kassabonnen per jaar in mappen of digitaal. Zorg voor automatische back-ups en zet in je agenda wanneer je iets mag vernietigen. Zo houd je structuur in je administratie en heb je bij een controle direct alles bij de hand.
