Onbetaalde facturen en btw: wat zijn je rechten en plichten?

Stuur je een factuur, dan ben je meteen btw verschuldigd aan de Belastingdienst. Niet pas als je klant betaalt, maar al op het moment van verzending. Dat kan financieel gaan knellen als facturen lang openstaan. Maar de wet biedt ruimte om die btw terug te krijgen als betaling definitief uitblijft.

 

Betaling blijft uit

Wanneer kun je de afgedragen btw terugvragen als je klant niet betaalt? Je hoeft geen apart verzoek in te dienen. Je verwerkt de teruggaaf gewoon in je eerstvolgende btw-aangifte. Er zijn twee situaties waarin je dit kunt doen.

1. Betaling blijft zeker uit: denk aan een faillissement van je klant. Zodra dat vaststaat, vraag je de btw terug in de aangifte over dat tijdvak. Je hoeft de één-jaarstermijn dus niet af te wachten.
2. Eén-jaarstermijn: is het nog onzeker of je klant betaalt, maar is de betalingstermijn al meer dan een jaar geleden voorbij? Dan is de vordering automatisch oninbaar en kun je de btw terugvragen. Op de factuur staat de betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Heb je er geen termijn op staan? Dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst door je klant. Tel daar een jaar bij op.

 

Voorbeeld

Je verstuurt op 1 april 2025 een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen. Dat betekent dat de uiterste betaaldatum 15 april 2025 is. Is de factuur op 15 april 2026 nog niet betaald, dan vraag je de btw terug in de aangifte over Q2 2026.

Hoe verwerk je het in je btw-aangifte? Neem het bedrag op als negatieve omzet met het bijbehorende negatieve btw-bedrag in rubriek 1a (21%) of 1b (9%). Of gebruik rubriek 5b als voorbelasting. Kies één manier en houd die aan.

Betaalt je klant alsnog na de teruggaaf? Dan draag je de btw opnieuw af in de aangifte over het tijdvak van binnenkomst.

 

Twee situaties waarin je de btw niet terugkrijgt

Er zijn twee situaties waarin je de btw niet kunt terugvragen, namelijk:

1. Omzetten in een lening: spreek je met je klant af dat je de openstaande factuur omzet in een lening? De Belastingdienst ziet dit als een betaling, waardoor je recht op btw-teruggaaf vervalt. Dat geldt ook als jouw klant de lening later niet terugbetaalt. Heb je de btw al teruggevraagd, dan moet je die alsnog afdragen.
2. Schuldeisersakkoord: spreek je met je klant af dat je een deel van de factuur kwijtscheldt? Dit heet een schuldeisersakkoord of een crediteurenakkoord. Je mag geen btw terugvragen over het kwijtgescholden deel.

 

Als de situatie andersom is

Stel dat jij een factuur niet betaalt. Wanneer je de gefactureerde btw al hebt afgetrokken als voorbelasting, moet je die terugbetalen aan de Belastingdienst. Dit geldt ook als je een deel van de nota niet betaalt. Je moet die voorbelasting uiterlijk een jaar na afloop van de betalingstermijn van de factuur terugbetalen. Betaal je de factuur later alsnog, dan kun je de voorbelasting opnieuw aftrekken.

Terugbetalen van de btw is in elk geval aan de orde als:

• je het factuurbedrag (deels) terugkrijgt van je leverancier
• als duidelijk is dat je de factuur niet meer gaat betalen
• als je de factuur uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum voldoet

 

Vijf dingen om bij te houden

1. Loop bij elke btw-aangifte je debiteurenadministratie na. Facturen ouder dan een jaar? Vraag de btw terug. Te laat terugvragen, kan betekenen dat je recht vervalt.
2. Wacht niet op de één-jaarstermijn als al eerder duidelijk is dat een klant niet betaalt.
3. Sla bewijs op van je incassopogingen: aanmaningen, e-mails, brieven. Dat is handig als de Belastingdienst er later naar vraagt.
4. Check ook je eigen openstaande inkoopfacturen. Nadert de termijn van een jaar? Betaal op tijd of verwerk de terugbetaling van de voorbelasting.
5. Gebruik een aparte grootboekrekening voor btw op oninbare vorderingen. Dat maakt je administratie overzichtelijker.

 

Neem bij vragen over de btw-aangifte bij oninbare vorderingen gerust contact op met AT Finance. We helpen je graag.