Verplichte e-factuur vanaf 2030
Stuur jij papieren facturen of pdf-facturen naar andere bedrijven? Dan verandert er de komende jaren flink wat. Vanaf 1 juli 2030 wordt digitaal factureren tussen ondernemers namelijk verplicht. Er ligt een wetsvoorstel dat de komende jaren verder wordt uitgewerkt. De grote lijnen liggen al vast. AT Finance vertelt je wat er precies op je afkomt en hoe je je nu al kunt voorbereiden.
Een pdf telt niet als e-factuur
Denk je bij digitaal factureren aan een pdf die je als bijlage mailt? Dan ben je niet de enige, maar dat is geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd databestand. De software van je klant leest dat bestand automatisch in en verwerkt het, zonder dat er iemand gegevens hoeft over te typen. Elke e-factuur moet voldoen aan een vaste Europese norm. Zo spreken alle boekhoudpakketten dezelfde ’taal’. Voor het verzenden ligt het Peppol-netwerk voor de hand. Dat is een beveiligd, internationaal netwerk dat in Nederland al wordt gebruikt voor facturen aan de overheid. Je factuur gaat dan direct van jouw systeem naar dat van je klant. Goed om te weten: Exact Online, waar je als klant van AT Finance vaak mee werkt, kan al e-facturen versturen.
De tijdlijn op een rij
- 1 juli 2030: facturen aan andere ondernemers verstuur je verplicht als e-factuur.
- 1 juli 2031: je geeft de belangrijkste factuurgegevens ook direct door aan de Belastingdienst. Niet meer verzameld per maand of kwartaal, maar per factuur, zodra je die opmaakt.
Factureren binnen tien dagen
Ook het tempo gaat omhoog. Straks verstuur je een factuur binnen tien dagen na de levering of dienst. Ben je gewend om facturen aan het einde van de maand in één keer te versturen? Dan moet je die werkwijze aanpassen.
Voor wie geldt e-factureren?
Als jij zaken doet met andere ondernemers, dan geldt deze verplichting ook voor jou. Er komt geen aparte grens voor heel kleine bedrijven. Wel is er een uitzondering als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR). Binnen Nederland hoef je dan niet elektronisch te factureren. Werk je met leveranciers of klanten in andere EU-landen, dan kun je wel worden gehouden aan digitale rapportageverplichtingen. Valt jouw bedrijf onder een bestaande uitzondering, dan is de kans groot dat die blijft gelden.
In jouw voordeel
De overstap vraagt in het begin wat tijd en aandacht. Daarna merk je het voordeel. Omdat facturen automatisch worden ingelezen, valt veel handwerk weg. Je hoeft niets meer over te typen, maakt daardoor minder fouten en alles wordt sneller verwerkt.
Uit onderzoek blijkt dat e-factureren 55% tot 70% goedkoper kan zijn dan werken met papieren facturen. Per verstuurde factuur bespaar je gemiddeld € 5 à € 6, per ontvangen factuur zelfs ongeveer € 8. Bovendien worden digitale facturen vaak sneller betaald. Goed nieuws voor je kasstroom.
Je voorbereiding in vier stappen
Je hebt nog een paar jaar, maar sommige dingen kun je beter niet uitstellen:
- Check je software. Vraag of je boekhoud- of factuurprogramma e-facturen volgens de Europese norm en via Peppol kan versturen en ontvangen. Nog niet? Vraag dan wanneer je leverancier dat inbouwt. Exact Online is al voorbereid op deze verandering.
- Zoek je belangrijkste relaties op. Bekijk met welke klanten en leveranciers je het vaakst factureert. Met hen maak je als eerste afspraken.
- Maak je gegevens compleet. Kloppen de btw-nummers en adressen van je klanten? Automatische verwerking werkt niet met onjuiste gegevens.
- Kijk naar je werkwijze. Straks factureer je sneller. Ga na of je huidige manier van werken daarop is ingericht.
Wacht niet met voorbereiden tot 2030. Softwareleveranciers bouwen de nieuwe functies de komende jaren geleidelijk in. Stap je eerder over op e-facturen, dan heb je meteen al minder administratiekosten en word je sneller betaald. Neem voor vragen gerust contact met ons op.
