Boetes op fouten in je UBO-registratie: dit moet je weten

Sinds 1 januari 2026 deelt de Dienst Financieel-Economische Integriteit (DFEI) boetes uit aan bv’s met onjuiste of ontbrekende UBO-gegevens. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Is jouw UBO-registratie bij de KVK niet correct? Dan loop je risico op flinke kosten. AT Finance vertelt je hoe je dit kunt voorkomen.

 

Wanneer ben jij de UBO?

• Als enig aandeelhouder: heb je een bv waarin je zelf directeur-grootaandeelhouder (dga) bent? Dan ben jij waarschijnlijk de UBO. Dit is het geval wanneer je meer dan 25 procent van de aandelen bezit of beslissende zeggenschap hebt.
• Bij meerdere aandeelhouders: zijn er meerdere aandeelhouders die elk meer dan 25 procent bezitten? Dan moeten zij allemaal als UBO worden ingeschreven. Heeft niemand meer dan een kwart van de aandelen? In dat geval zijn de bestuurders automatisch de UBO’s.
• Zeggenschap via andere constructies: let op: niet alleen aandelenbezit telt mee. Heeft iemand feitelijk de controle door bijvoorbeeld stemrechten of contractuele afspraken? Dan geldt die persoon als UBO, ook zonder aandelenbelang.

 

Welke gegevens registreer je?

Om witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan, ben je verplicht om de UBO’s van je bv in te schrijven bij het UBO-register van de Kamer van Koophandel.

De volgende informatie geef je door: naam, geboortedatum, nationaliteit, woonland en de aard van het belang. Denk aan het percentage aandelen of het type zeggenschap. Deze gegevens moeten altijd kloppen, compleet zijn en up-to-date blijven.

Verandert er iets in je bv? Denk aan de verkoop van aandelen, een nieuwe bestuurder of een aanpassing in de bedrijfsstructuur. Meld dit dan meteen bij de KVK, want een achterhaalde registratie is een overtreding.

 

Wie handhaaft de regels?

Vanaf 2026 controleert de DFEI, onderdeel van het ministerie van Financiën, of UBO-registraties correct zijn. De DFEI checkt de identiteit van de UBO’s en de omvang van hun belang.

Blijkt je registratie niet in orde? Dan kan dat leiden tot een bestuurlijke boete of zelfs strafrechtelijke vervolging. De beleidsregel voor deze boetes is gepubliceerd in de Staatscourant (2025, 44689) en geldt sinds begin 2026.

 

Hoe hoog kunnen de boetes oplopen?

De maximale boete valt in de vierde boetecategorie: in 2026 is dat € 27.500. Bij herhaalde overtredingen binnen vijf jaar gelden oplopende percentages van dit maximum:

• Eerste keer: 10 procent (€ 2.750)
• Tweede keer: 20 procent (€ 5.500)
• Derde keer: 40 procent (€ 11.000)
• Vierde keer: 80 procent (€ 22.000)
• Vijfde keer en verder: 100 procent (€ 27.500)

Deze bedragen zijn richtlijnen. De DFEI kan hiervan afwijken, bijvoorbeeld wanneer sprake is van opzettelijk handelen of nalatigheid.

 

Kun je een lagere boete krijgen?

Ja, matiging is mogelijk. De DFEI kijkt daarbij naar de financiële situatie van je bv, je medewerking aan het onderzoek en de maatregelen die je neemt om herhaling te voorkomen. Onderbouw dit zelf met bijvoorbeeld je jaarrekening of een concreet verbeterplan.

Naast boetes bestaat ook de last onder dwangsom. Die wordt opgelegd als je snel moet corrigeren. Doe je dat niet, dan loopt het bedrag steeds verder op.

 

Wie mag de UBO-gegevens inzien?

Het UBO-register is sinds 2025 niet meer openbaar, na een uitspraak van het Europese Hof. Alleen autoriteiten en partijen met een ‘legitiem belang’ hebben nog toegang tot beperkte gegevens. Denk aan banken, notarissen en opsporingsinstanties. Zij zien alleen naam, geboortemaand en -jaar, en het soort belang.

Wat precies onder ‘legitiem belang’ valt, wordt nog verder uitgewerkt via een consultatie. Tot die tijd blijft de registratieplicht gewoon van kracht.

Loop je risico op bedreiging of andere gevaren? Dan kun je bij de KVK afscherming van je gegevens aanvragen.

 

Wat kun je doen?

1. Check je registratie: log in bij de KVK en bekijk of de geregistreerde aandeelhouders en bestuurders overeenkomen met de werkelijkheid .
2. Leg alles vast: maak per UBO een overzicht van het belang. Gebruik hiervoor de aandeelhoudersakte of het aandeelhoudersregister en verwerk dit in je jaarlijkse administratiecontrole.
3. Plan vaste controlemomenten: koppel het bijwerken van je UBO-registratie aan terugkerende momenten, zoals het opmaken van de jaarrekening, de aandeelhoudersvergadering of wijzigingen in de bedrijfsstructuur.
4. Reageer tijdig op vragen: ontvang je een brief van de DFEI of KVK? Herstel eventuele fouten binnen de gestelde termijn en laat zien welke stappen je neemt om ze in de toekomst te voorkomen.
5. Bewaar je uittreksels: soms heb je een UBO-uittreksel nodig voor je bank. Vraag bij de KVK om een gewaarmerkt exemplaar en bewaar die in je administratie.

 

Tot slot

Zorg voor een volledige, correcte en actuele UBO-registratie. Kies een vast moment om de gegevens te controleren bij elke verandering in aandeelhouders of bestuur. Zo voorkom je onnodige en oplopende boetes. Twijfel je wie in jouw bv UBO zijn of heb je andere vragen, neem gerust contact met ons op.