Veel ondernemers besteden hun boekhouding uit aan een administratiekantoor of boekhouder, zoals AT Finance. Dat is makkelijk, want je hoeft er nu zelf niet veel meer aan te doen. Toch is het goed om je te realiseren dat je als ondernemer voor de Belastingdienst altijd eindverantwoordelijke blijft. Onlangs bleek dat ook bij de Rechtbank Noord-Holland. In de wet staat geen algemene omschrijving van hoe jouw administratie eruit moet zien. Wel moet je uit jouw administratie binnen een redelijke termijn je verplichtingen, vooral fiscaal en financieel, kunnen herleiden. Verder moet je jouw administratie zeven jaar bewaren. De administratie rondom jouw onroerend goed moet je zelfs tien jaar bewaren.

Omgekeerde bewijslast

Mocht je controle krijgen van een belastinginspecteur, dan moet die dus binnen een redelijk tijdsbestek kunnen zien hoe jij er fiscaal en financieel voor staat. Voldoe jij niet aan de administratieve verplichtingen, dan kan de inspecteur een informatiebeschikking opleggen. Daarin geeft hij aan welke administratieve zaken hij van je wil ontvangen. Kun je die informatie niet aanleveren of wil je dat niet, dan kan de inspecteur een schatting van de aanslag maken. De omgekeerde bewijslast is dan geldig. Dat betekent dat jij moet zien te bewijzen dat de aanslag te hoog is. Zonder een degelijke administratie is dat vrijwel onbegonnen werk.

De kapper en de rechter

In Noord-Holland had een kapper de zaakjes niet op orde. Een portemonnee functioneerde als kassa, waarbij de salon de inkomsten niet noteerde. Ook kon de kapper geen afsprakenboek overleggen waaruit de belastinginspecteur de omzet zou kunnen afleiden. De salon kon ook nauwelijks facturen laten zien. De omzet was afgeleid uit bankstortingen waarvan de gemaakte kosten waren afgetrokken. De kapper gaf aan dat hij de administratie al jaren onderbracht bij een externe boekhouder. Die had nog nooit laten weten dat de administratie een janboel was. De kapper meende daarom dat hij aan de wettelijke eisen voldeed. De rechter dacht daar anders over en gaf aan dat de ondernemer altijd verantwoordelijk blijft voor een fiscaal juiste administratie. De informatiebeschikking die de belastinginspecteur had opgelegd, bleef daarom geldig. Dit had flinke gevolgen voor de salon, maar dat vond de rechter niet van belang.

Wat betekent dit verhaal voor jou?

Zelfs als jij je administratie uitbesteedt, blijf jij er verantwoordelijk voor. Een belastinginspecteur moet jouw belastingverplichtingen altijd uit jouw administratie kunnen afleiden. Door veel te automatiseren en regelmatig contact met elkaar te hebben, doet AT Finance er alles aan om jouw boekhouding optimaal uit te voeren. Zie je iets waarover je twijfelt, neem dan gerust contact met ons op. Werk je in jouw onderneming veel met contant geld, zorg dan voor een goede kasadministratie, want de Belastingdienst kan contante omzet moelijker achterhalen en stelt er daarom extra eisen aan. Nog een puntje van aandacht: zorg dat jij de stukken compleet en op tijd bij ons aanlevert, zodat wij de juiste belastingaangiften op tijd kunnen indienen en we samen boetes kunnen voorkomen.