Voorkom dat je btw-aftrek wordt geweigerd

Van de zakelijke kosten die je voor je bedrijf maakt, mag je de btw aftrekken, mits je er facturen van kunt laten zien. Recent bleek in een rechtszaak dat de Belastingdienst de aftrek van voorbelasting mag weigeren. AT Finance vertelt je hoe je dit kunt voorkomen.

 

Wanneer mag je btw aftrekken?

Je mag de btw op zakelijke kosten, ook wel voorbelasting genoemd, aftrekken als je ondernemer bent voor de btw, je belaste omzet hebt, de kosten zakelijk zijn én samenhangen met je belaste prestaties én je hebt een geldige btw-factuur op jouw naam. Zonder goede factuur is de btw-aftrek discutabel. Jij moet bij de Belastingdienst kunnen aantonen dat de btw-aftrek rechtmatig is.

 

Wat ging er mis in een recente rechtszaak?

Rechtbank Den Haag corrigeerde laatst de voorbelasting die een bv jarenlang had afgetrokken voor allerlei kosten. De bv kon bij een controle de facturen niet of niet volledig laten zien, waarop de rechtbank oordeelde dat de bv de aftrek niet aannemelijk had gemaakt. Bij het boekenonderzoek sloot de administratie niet aan op de btw-aangiften. De gevraagde informatie kon het bedrijf niet of slechts deels aanleveren. Daarom kreeg het bedrijf naheffingsaanslagen en mocht het de btw niet aftrekken op domeinnamen, verbouwingskosten en computerkosten.

De bv had ook btw afgetrokken op verbouwings- en huurkosten van een pand waar het een demowinkel in wilde starten. Door geldgebrek werd de winkel nooit geopend en werd die uiteindelijk zelfs nooit gebruikt voor activiteiten die met btw zijn belast. De rechtbank vond daarom dat de bv geen recht op aftrek had, omdat het pand niet werd ingezet voor met btw belaste prestaties of btw-belaste verhuur.

Let op: zonder facturen is er geen bewijs dat je zakelijke uitgaven hebt gedaan en dat je de btw mag aftrekken.

 

Praktische tips om problemen te voorkomen

Bewaar al je facturen goed. Zorg dat je alle inkoopfacturen en kostenfacturen digitaal of op papier bewaart. Laat jouw naam (of bij een personenvennootschap de geregistreerde handelsnaam) of die van jouw bv op de factuur zetten en zorg dat de nota aan de btw-eisen voldoet. Zorg voor een systeem in je boekhouding en koppel de facturen en de betalingen aan elkaar. Ben je een factuur kwijt? Informeer dan zo snel mogelijk of je leverancier een kopie kan leveren. Bij een controle loop je anders het risico dat de Belastingdienst de btw-aftrek schrapt.

Koppel kosten aan je omzet. In bovengenoemd voorbeeld werd de bv op de vingers getikt, omdat het btw wilde aftrekken over kosten die waren gemaakt voor de nooit geopende demowinkel. Maak jij ook kosten voor grotere investeringen of bijzondere projecten die kunnen stranden, zorg dan voor inzicht in de kosten. Maak duidelijk waarvoor je de kosten maakt, hoe ze samenhangen met je belaste activiteiten en of je het project echt (binnen een redelijke periode) zakelijk gaat uitvoeren. Wordt het project of de investering geen succes, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek op die kosten alsnog weigeren of terugvragen.

 

Voorkom dit soort problemen

Zorg dat je boekhouding overzichtelijk en compleet is en matcht met je btw-aangiften. Voordat je een btw-aangifte indient, controleer je of elke aangifte of factuur in je administratie zit en op de juiste manier is verwerkt. Facturen moet je zeven jaar bewaren (bij onroerend goed tien jaar). Zorg voor een goede administratie van zakelijke projecten, vooral bij gebouwen en verbouwingen.

 

Tip: Controleer of je voor alle voorbelasting de betreffende facturen hebt en of je kunt aantonen dat grote kostenposten zakelijk zijn. Zie je een fout, verbeter die dan op tijd in je btw-aangifte. Zo voorkom je dat er bij een boekenonderzoek facturen ontbreken, je hoge naheffingen krijgt en het lastig blijkt om jouw gelijk te bewijzen. Heb jij je administratie ondergebracht bij AT Finance, upload je bonnen en facturen dan op tijd in de Exact-app. Dat is goed voor jouw administratie én voor de mentale gezondheid van jouw administratiekantoor😉.